Für die Verwaltung unserer Vertragsverhältnisse aller Art sowie für die Kommunikation mit Vertragspartnern verwenden wir Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten gespeichert werden. Diese Datenschutzerklärung gilt alle geschäftlichen Aktivitäten der
Hausverwaltung Andrea Schulz, Rankestr. 36, 10789 Ber lin
sowie der Auftraggeber der Hausverwaltung Schulz, wenn diese rechtsgeschäftlich durch die Hausverwaltung gegenüber Vertragspartnern vertreten werden.
Diese Datenschutzerklärung klärt Sie auf über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“)
Frau Andrea Schulz, Hausverwaltung,
Rankestr. 36, 10789 Berlin,
Tel.: 030 5471673-10
Fax: 030 5471673-19
E-Mail: schulz@hv-andreaschulz.de
- Bestandsdaten (z.B., Namen, Adressen)
- Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern)
- Inhaltsdaten (z.B. Buchungen, Korrespondenz, Emails)
Besucher und Nutzer des Onlineangebotes (Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer“).
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erbringungen vertraglicher Leistungen der Verantwortlichen gegenüber dem oder den Vertragspartnern.
Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisen. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt (Art. 25 DSGVO).
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Steuerberatern). Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.
Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und wenn ja welche Sie betreffenden Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO. Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen. Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen. Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern. Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. In der Regel wird die Verarbeitung dieser Daten jedoch zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich sein. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 1.b) und c) DSGVO.
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels-, standes- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe). Ein beendetes Vertragsverhältnis betreffende Daten werden (mit Ausnahme der vorstehend genannten kaufmännischen Belege und Unterlagen) spätestens drei Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbaren Systemen gespeichert werden. Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; in der Regel erfolgt dann auch die Löschung. Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.
Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation und Archivierung von zur vertraglichen Erfüllung unserer Aufgaben verwenden wir mit Ihrer Einwilligung Email, obwohl derartige Nachrichten von Dritten mitgelesen werden können und nicht verschlüsselt sind.
Ich weise Sie darauf hin, dass Sie der zukünftigen Verwendung von Emails jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen können. Eine kurze Mitteilung genügt.
Außerdem haben Sie einen Anspruch auf Auskunft zu Art, Inhalt und Umfang hierbei gespeicherter Daten, auf Aushändigung dieser Daten und Löschung dieser Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), soweit dem nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegen stehen. Sämtliche gespeicherten Emails und damit zusammenhängenden Daten werden auf unseren Systemen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 3 Jahre nach Vertragsablauf für einfache Korrespondenz, 10 Jahre bei handelsrechtlicher Relevanz) automatisch gelöscht. Die Speicherung und Verarbeitung unserer Email-Korrespondenz erfolgt unter Ausschluss von Dritten durch mich und Auftragsverarbeiter (Provider) in Europa, die dem deutschen Datenschutzrecht unterliegen und durch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gebunden sind.
Berlin, Mai 2018